文章发表于2025-01-21 09:41:57,归属【ERP系统】分类,已有193人阅读
什么是企业资源规划(ERP)解决方案?
企业资源规划(ERP)解决方案是一个中央数据存储库,它将企业内的每个部门连接起来,让公司的所有信息都能随时随地被访问。现代 ERP 解决方案也是功能强大的智能平台,它可以自动完成手动任务,整合所有库存、产品、制造、配送和项目相关信息,助力企业在数字经济中取得成功。但是,在享受这种 “唯一真实数据源” 之前,企业必须完成 ERP 系统的实施过程。
什么是 ERP 实施?
ERP 实施是指安装选定的企业资源规划(ERP)软件、将企业数据迁移到新系统、配置用户信息和定制流程,以及培训员工使用该软件的过程。这听起来似乎很复杂,但 ERP 系统实施的这些组成部分并不是一次性完成的。它们是按照逻辑顺序,在 ERP 实施的整个生命周期中逐步完成的。
ERP 实施过程是怎样的?
与任何大型项目一样,ERP 实施必须循序渐进。尽管每个公司的企业资源规划(ERP)系统实施过程看起来略有不同,但每个 ERP 实施生命周期都包含八个标准阶段 —— 每个阶段对于项目的成功都至关重要。完成这些阶段所需的时间框架也因公司而异,这取决于你个人对于推进速度的决策。不过,从规划到拥有一个完全可运行的系统,大多数 ERP 实施过程会在六个月到一年的时间内完成。
下面,我们将详细讨论 ERP 实施生命周期的各个阶段。在进入下一个阶段之前,每个步骤都应该完全完成。这可以确保整个过程的每个部分都建立在坚实的基础之上。
步骤 1:规划与组织
这一步甚至在你选定最符合企业需求的 ERP 系统之前就已开始,它包含几个子步骤。你需要:
(1)争取领导层和 IT 部门对项目的支持:执行团队和 IT 部门的支持至关重要,因为企业其他部门分别指望他们提供领导方向和安全保障。以下是获得领导层支持的一些重要步骤:
阐释现代云 ERP 解决方案的重要性:如今,大多数高管都充分意识到数字化转型战略的必要性。为了在市场中保持竞争力,企业必须实现重要业务管理流程的自动化,以提高效率、可扩展性和盈利能力。你必须清晰地传达现代 ERP 系统的作用:通过 “唯一真实数据源” 让各个部门协同一致,提供实时数据以助力更好地决策,增添深度分析功能,实现随时随地的移动连接,并支持与必要第三方应用的无缝集成。
强调投资回报率(ROI):要证明这笔巨额支出合理,需要估算投资成本,从软件授权、实施,到用户培训和系统维护。然后将总成本与新系统带来的收益进行权衡。云 ERP 系统的收益通常包括降低运营成本、通过更快的响应速度提高客户满意度、增强数据分析以优化决策,以及通过更全面直观的工作流程确保员工效率 —— 随着时间推移,这些因素共同影响你的投资回报率。
让领导层随时了解进展:这就需要一位 “倡导者” 发挥作用,如前文所述,此人来自领导层,能够在 ERP 实施的整个过程中定期与全体员工沟通,让大家随时了解情况。他们不仅对整个过程心中有数,还能在其中发表意见。此外,当遇到挑战时,他们不会感到意外,并且能够协助解决任何问题。
一旦获得领导层支持,实施进程开始推进,让整个公司参与进来就很重要。你可以这样做:
立即传达实施现代云 ERP 的计划:对于多年来一直使用旧系统的员工来说,云 ERP 的好处可能并不明确。他们可能觉得这种改变没有必要,会扰乱他们的工作方式,甚至有点冒犯,认为这意味着他们的工作表现不够好。解决他们的担忧(以及可能产生的不满情绪)的最佳时机是在 ERP 实施之前,甚至可能在 ERP 软件选型过程中就开始。提前告知员工新的业务管理系统正在筹备中,这会给他们时间消化这个消息、提出问题并适应变化。尽早传达这一信息的额外好处是,员工可以分享他们对新云 ERP 解决方案中希望看到和使用的功能的想法。他们的反馈非常宝贵,你可以清楚地了解哪些功能有助于简化和便利他们的工作,从而促进对实施工作的支持。
清晰传达功能和好处:可以说,在 ERP 实施之前(以及实施过程中)清晰地传达功能及其带来的好处将有助于推动工作进展。云 ERP 系统设计得易于直观学习,其好处包括提高效率、可扩展性和盈利能力。随着业务的扩展,这些好处能提供工作保障和新的机会。
传达领导层的支持:目标始终是在不引发抵触的情况下获得组织的认可,提前通知系统变更并概述其好处会有所帮助。即便如此,仍可能出现阻力。强调执行团队全力支持这项重大投资这一事实,有助于更快地获得认可。知道整个组织从上到下都将使用同一系统,能让员工对 ERP 系统的实施充满信心、耐心并予以接受。
(2)组建 ERP 实施团队:这些员工应来自不同部门,并且在实施团队中各自被赋予特定角色。
(3)选择部署方案(基于云的软件即服务(SaaS)、私有云或混合云)。
在做好前期调研、获得必要支持、利用整个组织的反馈选定合适的云 ERP 软件,并组建了跨职能项目团队之后,你就朝着成功实施 ERP 迈出了坚实的一步。但仍有一些陷阱需要留意。
时间——无论你规划和协调得多好,企业资源规划(ERP)的实施可能比你想象的时间更长。制定一个包含缓冲期的时间表。实施过程涉及许多环节和众多人员,不可避免地会出现问题和挑战。你需要在寻找答案的同时,准备好继续日常运营。从一开始就为可能出现的问题做好规划,即便这会花费更长时间,但从长远来看会对你有益。
抵触情绪——无论你多么清晰地传达新系统的好处,有些人还是更倾向于坚持使用经过验证的旧系统。让员工随时了解实施进展,提醒他们旧系统的痛点将得到解决,并且能节省时间,在整个过程中征求他们的意见。
步骤 2:ERP 系统选型
明确需求:明确云 ERP 需求包括记录当前业务流程以及现有系统中的功能差距。你和你的团队需要确定哪些业务流程可以改进,以及希望新的 ERP 系统如何运行。
云 ERP 需求通常可分为以下四个类别:
(1)必要需求:公司运营所必需的功能。
(2)期望需求:如果可能,这些功能将增强新系统的实用性。
(3)非迫切需求:目前不需要,但根据公司的发展和技术进步很快就会需要的功能。
(4)锦上添花需求:虽非必要,但能让工作更轻松的功能。
然后,你和你的团队将创建一个列表,从基本功能开始,以经济实惠且符合时间规划的附加功能结束。完成后,你应该有一份在项目完成时期望具备的功能列表。
既然已经确定了云 ERP 需求,那么是时候选择最适合你独特需求的云 ERP 系统了。这是一个关键决策,实施团队可以提供帮助。决策过程首先要确定一些重要细节,包括业务和技术架构中存在哪些痛点、你打算投入多少资金,以及希望如何托管 ERP 解决方案(例如,本地部署还是云端部署)。
从这一步开始,你需要通过评估众多 ERP 选项的可扩展性、可用性、功能性和安全特性来进行研究;安排产品演示;向 ERP 供应商询问其技术和用户支持情况;向 ERP 合作伙伴寻求建议;并阅读分析师评论。这些重要信息将帮助你缩小 ERP 选型范围,找到完全符合你特定要求的 ERP 系统。
步骤 3:安装
此步骤的具体操作将取决于你在步骤 1 中选择的 ERP 部署方案。如果你选择将新的 ERP 解决方案作为 SaaS 实例进行部署,那么无需安装软件,几乎没有安装准备时间。如果你选择私有云或混合云模式,将需要几天到几周的时间,在此期间硬件和软件将交付到你的场所,并安装软件本身以及任何必要的基础设施组件。
步骤 4:数据迁移
一旦选定的企业资源规划(ERP)系统安装完成,就必须对公司数据进行筛选(去除任何错误或冗余数据),然后输入或将数据迁移到新解决方案的数据库中。这包括 “基本记录”,如客户、供应商和物料主文件、物料清单、生产设施和工艺路线信息、总分类账科目表等等。在正式上线前不久,将转换活动事务数据和将事务活动迁移到新软件中。
注意:这是唯一可能会延续到后续阶段的步骤。有些数据迁移可能会与培训、测试和验证并行完成,例如,测试系统以验证所有旧数据是否已迁移且可访问等。
步骤 5:培训
在 ERP 实施过程的这一阶段,你指定的主题专家(如 IT 团队、财务团队成员等)应接受专门培训,以便他们能够教导其他人使用 ERP 软件,并在正式上线后成为解答问题的 “关键人物”。其他所有用户也应学习如何在新系统中履行自己的职责。
步骤 6:测试与验证
此步骤涉及制定并应用详细的测试计划,该计划将衡量用户接受度,并帮助你确定 ERP 系统是否开箱即用就能满足你的需求,或者是否需要进行修改。你还应在此处调用 IT 资源,验证新软件是否按预期运行,并确保在步骤 4 中迁移到系统中的所有公司数据完整且与之前软件中的数据一样准确。
步骤 7:正式上线
当你准备在公司全面推行 ERP 实施时,就该选择最适合你实际情况的方法了。主要有三种选择:
(1)大爆炸式:新的 ERP 系统激活后,从此只使用该系统。
(2)分阶段式:新的 ERP 系统分阶段激活,以尽量减少对运营的干扰。
(3)并行式:旧系统和新的 ERP 系统同时运行。
步骤 8:持续改进与反馈
ERP 实施过程并不会在正式上线后就结束。从那时起,随着员工使用该软件以及业务的发展,你将收集用户反馈,并对系统进行持续改进和调整。这就是为什么根据不断变化的需求,选择一个能够与你共同发展的 ERP 解决方案非常重要。
ERP 系统实施最佳实践
决定升级现有 ERP 软件或实施新的 ERP 系统是一项重大任务,但如果遵循最佳实践,就有可能取得成功。以下是一些需要牢记的最重要的最佳实践方法:
1. 制定项目管理计划:ERP 实施过程应将项目管理作为成功的关键。项目管理主要是将实际进展与原计划进行对比,进而更新计划。
2. 组建强大的项目团队:实施团队的职责是自始至终引导项目推进。因此,你组建的 ERP 实施团队应包含来自组织各部门且受新技术影响最大的人员,即用户。从这一转变中获益最多的人,会最有动力确保项目成功。在实施过程中,他们会期待新系统带来的成果,并希望尽快从中受益。
3. 明确需求和关键绩效指标(KPI):为了评估实施的成功与否,你需要设定关键绩效指标(KPI)。这些指标必须清晰、可衡量且具有影响力。你是希望降低运营成本、提高生产力、减少库存水平、修正错误、将数据集中于单一真实数据源,还是更快地做出决策?如果答案是上述部分内容、全部内容,或者上述全部内容外加其他 KPI,那就向你的项目团队和整个组织明确列出这些要点。这样,你和他们就能依据实际指标来评估实施是否成功。
4. 协作与沟通:如步骤 1 所述,沟通对于任何 ERP 实施项目的成功都至关重要。在整个过程中,你需要与所有利益相关者沟通,包括员工、客户和供应商。这将有助于确保每个人都达成共识,使实施过程顺利进行。
5. 保持灵活性:事情并不总是按计划进行,因此在 ERP 实施过程中保持灵活性很重要。要做好根据需要做出改变的准备,以确保项目顺利推进。
6. 选择灵活且可扩展的 ERP 系统:这将确保系统能够随着业务的增长和变化满足其需求。
7. 实施后监控 ERP 系统的性能:这将帮助你发现任何问题并做出必要调整。
不实施 ERP 解决方案的风险
在当今的数字经济环境下,未实施 ERP 解决方案的公司面临诸多风险,其中一些包括:
1. 数据分散、不连贯,这意味着由于各方信息不一致,企业无法协调运作。
2. 员工因数据零散而受挫,工作效率受到影响。
3. 由于随着时间推移不断累积的昂贵硬件 / 软件采购,企业发展 / 变革困难。
4. 界面不灵活,无法连接前台、后台、现场及远程办公的员工。
5. 效率低下,盈利能力下降。
6. 安全 / 合规问题以及长时间停机。
7. 整体上无法与时俱进。
然而,ERP 系统可以缓解所有这些担忧。你可以期待:
1. 运营流程简化。
2. 功能易于使用。
3. 随时随地通过任何设备实时查看业务情况。
4. 拥有一个安全的平台,能够轻松适应公司不断变化的需求。
结论
ERP 实施是一个耗时且昂贵的过程。在开启 ERP 实施之旅前,你必须做好应对挑战的准备,但也要认识到,合适的 ERP 解决方案所带来的诸多益处,包括提高效率、让员工更满意、客户更满意,这一切都是值得的。现在是时候回顾 ERP 实施的各个阶段,找到最适合你的 ERP 解决方案,并迈出 ERP 实施成功的第一步。
ERP 解决方案实现了企业端到端的连接,帮助企业自动化手动任务,整合所有库存、产品、制造、配送和项目相关信息,并在数字经济中取得成功。为了享受这些益处,企业必须完成 ERP 实施过程。
ERP 实施过程涉及多个步骤,从选择部署方案到上线。你选择的 ERP 供应商应引导你完成每一步,并在 ERP 实施完成后继续为你提供支持。
最终,你和你的团队需要仔细研究 ERP 解决方案选项,做出明智的 ERP 决策,并全力投入 ERP 系统的实施。当你做到这些时,就会发现 ERP 实施带来的益处远远超过所面临的挑战。