ERP带给企业的15大优势

ERP 系统是整个公司的中央数据库，不仅提供强大的报告功能，还能通过多种方式提高组织生产力并降低成本。

这些是投资 ERP 的几个关键原因，但我们希望帮助你更深入理解这项技术能为类似你的企业带来什么。该系统将为你的企业提供哪些现有能力之外的新功能？技术如何降低成本并促进增长？我们将通过详细拆解 ERP 可为企业带来的 15 项优势来解答这些问题。

ERP 的 15 项优势和效益

虽然 ERP 系统的核心概念很简单 —— 将所有部门及其信息统一在单个系统中 —— 但其带来的效益却极为广泛。以下是 ERP 系统最显著的 15 项优势：

1. 数据安全。数据已成为企业的核心资产，因为它对做出最佳决策至关重要，而 ERP 软件可以帮助保护这一资产。所有数据集中存储在一个系统中（而非分散在安全级别参差不齐的多个系统中），这本身就提高了保护级别。它取代了员工桌面上通过电子邮件传递的电子表格和其他文档。通过云 ERP 系统，信息通常分布在多个远程服务器上，建立冗余机制并防范单点故障，从而增加了另一层安全保障。如果你的公司处理大量敏感客户数据，这一点尤为重要。

另一方面，ERP 系统可以通过限制数据的查看和编辑权限来增强数据安全。大多数系统都支持轻松控制权限，确保员工只能访问其所需信息，减少欺诈或其他恶意活动的可能性。

2. 数据标准化 / 集中化。ERP 的大部分价值源于不同部门的所有信息都存储在同一位置。如果没有这样的系统，数据通常分散在组织内的各种应用程序和电子表格中，员工难以快速找到所需信息。此外，这种分散存储通常会导致数据重复和格式不一致，带来更多挑战。

ERP 系统通过标准化所有关键数据来解决这一问题。由于所有数据集中在一个系统中，格式统一，因此在生成报告或进行分析时不会出现兼容性问题。标准化的信息使你能够获取所需的所有数据，从而做出更明智的决策，帮助企业最大限度地节省时间和成本。

3. 合规性。拥有准确、最新且易于检索的记录，可以大幅减少企业遵守法规所需的工作量。软件内的可定制报告工具也使跟踪合规性和按需调整变得更加容易。这也使企业更易于接受审计，因为审计人员所需的所有信息都触手可及。

某些 ERP 系统甚至支持特定财务标准（如 GAAP）或法规（如SOX）。最佳解决方案还会根据法规变化自动更新，确保企业持续合规。在监管严格的行业中，保持合规可能极具挑战性，但 ERP 使这一目标更容易实现。

4. 提高生产力。ERP 系统提升生产力的方式多种多样。其一，它自动化许多基础重复性任务，使员工能够腾出时间从事其他为组织带来更高价值的项目。此外，系统简化流程并减少信息检索时间，使员工能够更快地完成各种任务。由于员工可以全面了解整个公司的情况，他们无需四处询问特定数据或流程细节。

生产力的提升还意味着企业无需像没有 ERP 时那样大幅增加员工数量。通过减轻员工的大量重复性工作，他们可以承担新任务，并专注于需要其真正技能和专业知识的项目。

5. 可视性。可视性是 ERP 的另一项核心优势 —— 让所有人都能了解业务的各个方面是一种强大的能力。它使管理者能够基于完整的上下文信息更快、更好地做出决策。例如，采购团队若能查看运输中尚未到达仓库的采购订单状态，就可以在提交新订单时避免库存过剩或不足。

对其他团队管理的流程和数据状态的可视性，最终帮助所有团队和个人更好地完成工作。它还省去了寻找信息所花费的时间和精力。

6. 可扩展性。领先 ERP 系统的优势在于，你可以先使用当前所需功能，同时为未来添加更多功能预留空间。从这个意义上说，系统可以随着企业的发展和演变而扩展。当团队扩大时，你也可以添加新用户。即使企业在实施现有系统后发生重大变化，也无需更换新的 ERP 解决方案。

如果企业有快速增长计划，云 ERP 系统将提供最强的可扩展性。由于云系统运行在远程服务器上，添加额外资源以确保解决方案平稳运行非常容易 —— 远比自行处理简单得多。这减轻了 IT 部门的工作负担，甚至可能无需聘请专业技术团队。

7. 移动性。员工已习惯于使用智能手机和平板电脑完成许多任务，顺应这一趋势，当今的 ERP 系统均支持移动访问。由于用户通过网络访问云系统，他们可以在移动浏览器中查看所有看板、报告和其他所需信息。许多供应商现在还提供移动应用程序，以在小屏幕设备上提供更好的用户体验。

对某些公司而言，移动性并非可有可无，而是必需功能。例如，外勤人员或频繁出差的员工必须能够通过电脑以外的设备查看最新的业务动态。借助支持移动访问的 ERP 解决方案，这些员工还可以完成审批、监控现金流（应收账款和应付账款）等关键任务。

8. 成本节约。对于企业主和领导者而言，购买 ERP 系统最具说服力的理由在于它能大幅降低整体成本。我们已经讨论过的自动化功能可以减少甚至消除许多行政和运营成本。例如，该软件通常会淘汰手动数据录入或需要冗长纸质流程的工作。

该软件提供的所有洞察意味着还有大量其他成本节约的机会。在一个平台上监控企业动态的能力使您能够快速识别高成本来源，从而更容易降低成本。此外，ERP 系统支持的规划改进可以避免紧急订单、过度生产或过量采购 —— 这些均可能推高成本。ERP 系统降低成本的方式数不胜数，这也是此类解决方案通常具有快速投资回报率（ROI）的原因。

9. 工作流程有序化。在实施 ERP 系统时，建议与系统专家合作评估现有流程，确定是否能在新系统中以更优方式完成任务。通常，员工按某种方式工作是因为 “一直如此”，而非因为这是最佳选择。因此，ERP 可以通过减少步骤和优化流程，使工作完成得更快、更轻松。

正如 ERP 标准化数据一样，它也能标准化工作流程。一个部门处理某流程的方式可能与另一部门不同。例如，应付账款（AP）部门的两名员工甚至可能采用不同步骤进行付款。ERP 系统应消除这些差异，确保所有人遵循相同的最佳实践。

10. 实时报告。报告无疑是使用 ERP 系统最显著、最直接的优势之一。跨所有职能（财务、库存、订单、采购、销售和营销、人力资源等）定制报告的可能性是无穷的。无论您想衡量什么，或哪些关键绩效指标（KPI）对公司最重要，ERP 解决方案都能计算出来。您不仅可以跟踪业务不同组成部分的绩效，还可以对比部门表现，从而了解哪些因素在推动业务发展，哪些在阻碍发展。

报告反映最新数据至关重要，这就是实时性的意义所在。如果需要两周时间才能收到上一季度的收入数据，这些信息往往已过时且可能不再相关。但如果收入总额在每笔销售发生时实时更新，您就可以立即用其为决策提供依据。这在当今快节奏、高竞争的环境中至关重要。

11. 运营效率提升。ERP 解决方案覆盖企业各个环节，因此能提升整个组织的效率。从招聘人员到仓库经理再到高管层，所有人都能通过更高的自动化水平和更便捷的信息获取看到工作改进。流程耗时减少，这通常不仅使公司受益，也使客户受益。这可以大幅降低运营成本并创造更高利润。

以一家生产 10 种产品、平均利润率为 20% 的制造商为例。借助 ERP 系统，该公司可以轻松发现利润最低的产品，通过数据分析发现其中两种产品的人工成本远高于其他产品。与员工沟通后，公司发现生产这两种产品的大部分工作是手动且耗时的。于是，制造商决定购买一台机器来自动化生产这两种产品，平均利润率随之提升至 25%。仅此一项，ERP 软件每年就为企业节省了数十万美元。

12. 客户服务优化。几乎所有企业都在与同行竞争相同的客户。因此，客户体验至关重要，而这在很大程度上取决于公司提供的服务水平。ERP 将所有客户信息（从联系方式到订单历史再到支持案例）集中存储，帮助企业提升服务质量。这使客户在需要帮助时能够获得更快的解决方案和更个性化的体验。

此外，ERP 系统还能通过另一方式改善服务水平：更准确的库存和订单信息意味着客户几乎总能收到正确的商品，且订单按时送达。减少这些问题将使客户满意，并增加他们成为回头客的可能性。

13. 协作增强。我们已经提到的许多优势都有助于促进协作。了解其他团队的工作方式和所关注的信息，使员工更容易携手合作，并在发现帮助同事的机会时主动沟通。团队不再孤立运作，也无需使用仅自己有权限访问且未与其他后端系统集成的应用程序。

当员工沟通更频繁、合作更紧密时，整个企业都会受益。他们可能共同发现可消除的重复工作，或集思广益优化日常流程的方法。沟通不畅或不了解他人的工作内容只会引发问题，而 ERP 解决方案有助于预防这些问题。

14. 灵活性。ERP 平台旨在为各种规模和类型的企业服务，因此顶级供应商会在系统中构建深度灵活性。这种灵活性使用户能够根据特定需求定制系统，例如独特的流程或非常规指标。满足企业确切需求的能力也是 ERP 系统可能较为复杂的原因，但两者通常相辅相成。

这种灵活性在企业随时间发展时尤为重要。最高效的工作流程和 KPI 可能随时间变化，而灵活性意味着系统仍能为企业所用 —— 无需更换系统。

15. 准确预测。企业只有预知未来，才能做好准备。这正是预测的作用：它利用广泛的历史数据预测未来的需求、收入、支出等数据。运行 ERP 系统后，预测会更加准确，因为其基于更准确、全面的信息。

更准确的预测意味着企业可以为可能发生的情况做好适当准备。如果预计销售额将增长 30%，您可以战略性地采购更多库存；如果是服务型企业，则可以招聘更多具备预期需求增长领域技能的员工。如果预计成本增长速度超过销售额，您可以提前寻找削减开支的方法。最终，更好的预测既能帮助企业增加收入，又能降低成本。

选择 ERP 系统

适合您企业的正确 ERP 系统至少应具备实现我们在此列出的所有优势的潜力。在评估不同供应商的解决方案时，请深入研究并提出问题，以了解该系统能为贵公司带来哪些具体优势。

最适合您企业的 ERP 平台当然会因公司的具体情况而异，包括规模、行业、业务模式和未来目标。哪些 ERP 模块是当前最能带来变革的？哪些模块未来可能值得添加？确保该系统不仅能满足您当前的需求，还具备可扩展性和灵活性，以支持企业的发展和优先级的变化。

考虑到这一点，云 ERP 系统是许多公司的最佳选择。超过一半的公司选择云 ERP 软件而非本地部署系统，且其普及率还在不断上升。云系统大大减轻了公司的工作量，因为企业无需购买或维护系统运行所需的硬件。SaaS ERP（软件即服务型 ERP）更具优势，因为供应商除了托管解决方案外，还负责所有系统维护和升级。

随着越来越多不同规模和行业的公司认识到实时、全面了解其业务的价值，不使用 ERP 解决方案可能会使您处于竞争劣势。现在是时候开始研究 ERP 系统并规划实施了，因为您越早实现这些巨大优势，效果越好。