选择合适的ERP的10个技巧

企业资源规划（ERP）早已超越了其最初作为制造商所用物料需求计划系统的雏形。如今，各行各业的组织都依赖 ERP 软件来运营业务。从财务管理到库存管理，再到专业服务自动化，ERP 通过连接核心业务功能、消除冗余和手动任务，并提供单一数据来源确保整个企业协同运作，从而提高效率和跨部门协作能力。

无论你是计划升级现有系统，还是首次使用 ERP 软件，本文中的 10 个技巧都将简化选择流程，并提高系统成功部署的几率。

如何选择合适的 ERP 系统？

为组织选择合适的 ERP 系统绝非易事 —— 这是推动业务迈向新台阶的重要一步。它要求组织深入审视自身的运营、数据和业务流程。由于 ERP 解决方案功能广泛，需要深思熟虑和细致调研，以确保 ERP 不仅能支持当前的业务运营，还能随着公司成长而扩展。在 ERP 选择过程早期就让全组织的利益相关者参与进来，是确保 ERP 系统上线后获得必要支持、助力业务成功的关键。

为什么选择ERP系统？

从本质上讲，ERP 系统是一套集成的应用程序套件，用于管理财务会计、销售与客户服务、订单处理、库存与仓库运营、生产制造、服务交付以及许多其他关键业务功能。尽管 ERP 实施通常首先聚焦于财务会计，但任何单个 ERP 部署都可能从企业面临最大挑战的职能领域入手。正是这种广泛的功能覆盖，再加上 ERP 系统整合了全组织数据并因此成为企业的记录系统，使得选择符合业务需求的 ERP 系统变得至关重要。

ERP 系统的核心价值在于帮助企业规划和分配资源、自动化耗时的手动流程、改善内部协作与沟通。通过为整个企业提供单一且准确的数据来源，ERP 软件还能支持更明智的决策，从而提升绩效。

为企业选择合适 ERP 系统的 10 个技巧

选择符合需求的 ERP 系统可能耗时较长，因此制定计划是值得的。以下 10 个技巧虽非选择 ERP 系统的详尽指南，但也为您选择提供大致方向。通过遵循这些技巧并投入必要的时间和精力，大多数组织都能选出最适合自身需求的 ERP 系统。

技巧 1：明确企业所需的功能特性

在 ERP 实施初期就明确企业所需的功能特性，对 ERP 项目的成功至关重要。如果从零开始，你需要进行全面的业务审查和需求评估，以确定哪些业务流程和工作流将由新 ERP 接管、哪些将保持独立，以及其中哪些需要与新 ERP 软件交互。如果是升级现有 ERP 系统，大部分功能可能保持不变，但仍需进行全面审查，以捕捉自原系统部署以来业务需求的变化。

无论哪种情况，需求分析都应包含具体目标 —— 包括明确定义组织的 “成功” 标准：企业希望解决哪些问题？系统将帮助实现哪些目标？如何衡量成功？进行这些评估时，外部协助通常会有所帮助。对于许多主流 ERP 产品，都有专门的顾问、系统集成商和增值经销商（VAR），他们在这类评估中拥有丰富经验。分析完成后，与潜在供应商坐下来讨论评估结果。由于许多供应商专注于特定行业，因此很多供应商可能在第一轮筛选中就被淘汰。

大多数企业无论所处行业、所提供的产品和服务如何，都会使用由称为 “模块” 的不同组件提供的一组基本 ERP 功能。每个模块本身由一系列功能组成，可支持多个业务流程，并可根据企业的具体用例进行定制。ERP 系统总有财务管理模块，大多数 ERP 供应商还提供采购、生产制造、库存管理、订单管理、仓库管理、供应链管理、项目管理（针对专业服务）、客户关系管理和人力资源管理等功能模块。部分供应商还提供电商、营销自动化等其他模块。需求评估将确定组织初始实施所需的模块；随着需求变化和业务增长，可以添加其他模块。

技巧 2：确保获得管理层和团队的支持

由于 ERP 实施可能触及组织的各个方面，获得管理层的认可对项目成功至关重要。通过向高级管理层展示 ERP 系统的潜在价值，利用业务需求审查来赢得管理层支持。推选一位高管作为项目发起人是个好主意，CEO、COO 和 CFO 都是合适的人选。

由于组织变革难度较大，而 ERP 部署在一定程度上也是变革管理的实践，因此高管发起人的主要作用是推动员工参与项目。他们通过担任项目的 “首席宣传员”，向组织各部门宣传项目的好处，为 ERP 实施成功负责。他们还可以帮助清除障碍、简化决策流程，并在需要时就相互竞争的优先事项之间的权衡做出艰难决定。

技巧 3：撰写正式的需求建议书（RFP）

对于像 ERP 这样对组织至关重要的项目，花时间制定正式文件很重要。撰写正式 RFP 的过程要求你更深入地思考在 ERP 系统中寻求什么，以便以清晰、简洁的书面形式传达需求。

技巧 4：确认 ERP 是否与你使用的其他软件集成

如果你计划继续使用现有应用程序处理某些业务流程，则需要选择能够轻松与这些应用程序集成的 ERP 解决方案。许多主流 ERP 系统都提供与其他常见业务应用程序的认证集成，例如电商网站、销售点（POS）系统、在线市场、供应商管理、项目管理以及第三方提供商和合作伙伴生态系统。这些开箱即用的集成确保核心业务流程在需要时可以保持不变，还能消除在不同系统间重复输入数据的需求。

寻找使用 REST 和 SOAP API 等行业标准接口的 ERP 系统，这样你可以快速、轻松地将任何应用程序连接到新 ERP。行业标准连接器安全性高，且被开发人员广泛理解，使用它们有助于加快新系统的部署速度。

此外，ERP 系统是否支持 CSV 文件导入和导出也很重要。支持微软的 ODBC SQL 接口和 JDBC SQL 接口，将确保新 ERP 能与 SQL 数据库原生通信。

技巧 5：考虑 ERP 系统在组织内的功能适配性

功能适配性大致可定义为 ERP 系统解决业务问题的能力。确保所选 ERP 解决方案与组织具有良好的功能适配性至关重要，因此你需要了解 ERP 将如何与现有业务流程配合。虽然使 ERP 符合当前使用的业务流程以满足现有需求很重要，但你也应考虑未来。通过设想未来的业务场景（例如公司向国际扩张），你可以了解所考虑的 ERP 解决方案在短期和长期内是否都具有功能适配性。

确定需要刚性 ERP 系统还是更具可配置性的系统也很重要。刚性系统有许多预定义流程，组织必须适应这些流程；而更具可配置性的系统则能适应企业的运营方式。

确定功能适配性需要全组织利益相关者的投入。应咨询所有将受到新 ERP 系统影响的人，以确保解决方案能满足多种需求，同时尽量减少定制化。了解竞争对手使用的系统也很有帮助 —— 有些 ERP 解决方案针对特定行业进行了优化，找出这类系统可以通过筛选少数潜在供应商来缩小选择范围。

以下问题（虽非详尽无遗）可以帮助你确定功能适配性：

（1）我们当前的系统在哪些方面存在不足？

（2）我们当前的系统在哪些方面表现良好？

（3）新 ERP 系统可以自动化多少以及哪些类型的手动流程？

（4）哪些方面需要改进报告和提高可见性？

（5）哪些其他合作伙伴系统需要与新 ERP 集成？

这些问题的答案应生成一份详细清单，列出新 ERP 系统必须满足的要求才能有效发挥作用。由于功能适配性对 ERP 的成功部署至关重要，因此企业在回答这些问题之前，不应开始评估 ERP。

技巧 6：评估潜在 ERP 供应商的声誉

确保未来的业务合作伙伴能提供优质产品或服务以及可靠支持，这一点始终很重要。幸运的是，判断供应商的声誉是否名副其实并不难，尽管可能需要一些时间。首先查看供应商在你所在行业的经验：他们是否采用面向行业的方法？是否拥有深入了解你所在行业的团队，或具备所需专业知识的实施合作伙伴？

Gartner、Forrester 等许多行业分析师会发布年度或半年度 ERP 供应商排名和市场研究报告，这些报告能很好地反映供应商的优势和劣势。同样，科技行业贸易媒体也是获取供应商最新动态的好渠道。如果供应商是上市公司，可以查看有关其财务表现的分析师报告，以及财经媒体中关于其短期和长期前景的文章。

要获取最新评价，可以查看 G2、Capterra、Gartner Peer Insights 和 Software Advice 等企业软件评级网站，这些网站都提供客户评分和评论。你也可以利用 LinkedIn 上的用户组询问有关供应商的问题。

当你将 ERP 候选供应商缩小到最后两三家时，获取客观信息的好方法是参加供应商的用户组会议。在那里，你可能会遇到对供应商产品非常熟悉的各类客户，他们通常很乐意在新产品发布和操作培训间隙交流。同时，这也是询问支持服务的好时机：是否有专门的团队和客户经理？支持人员的平均任期和经验水平如何？供应商能否提供客户案例？

供应商的网站也可能反映其运营方式和价值观：是否有很多关于你所在行业客户的案例研究？是否投入资源创建了解决常见问题并允许你自行查找答案的资源页面？如果是，这类内容表明供应商会重视这类客户。但请注意，尤其是对于科技供应商而言，糟糕的网站体验可能仅仅意味着该组织不像重视产品开发那样重视营销。

最后，在谷歌上搜索候选供应商，查看有关其声誉、投诉、负面新闻等信息。

技巧 7：考虑成本及相关费用

ERP 软件的成本因供应商、所需模块数量、系统是基于云还是本地部署、是否由第三方实施以及用户许可证的数量和类型而有很大差异。

重要的是，并非所有用户都需要完整许可证。ERP 供应商会根据每个用户需要访问的功能提供不同定价，因此应根据每个员工的角色所需的数据和功能来定制访问权限 —— 即使是高管也不例外。例如，仅需录入费用或跟踪时间的用户，其费用会低于需要付款的用户。

根据 ERP 系统的部署方式，可能会有大量前期成本，包括许可费、年度维护费、计算机硬件（针对本地部署）、数据转换和迁移成本、定制编码、测试、培训以及供应商的实施支持费用。评估持续成本时，需考虑所需用户 / 订阅数量、持续支持费用、预期的未来附加功能和定制化费用，以及开展业务所在的国家 / 地区数量。

成本越高并不一定意味着系统越好。例如，如果某个昂贵的 ERP 产品包含你不需要或可能不会使用的功能，那么这些额外功能的价值就很低。这也是为什么在 ERP 项目初期进行全面需求评估至关重要的另一个原因。

要准确了解 ERP 系统对组织的投资回报率（ROI），建议考虑 5 到 7 年的投资回收期。

技巧 8：清理数据

ERP 实施的最大挑战之一是确定新系统需要哪些数据。例如，在大多数情况下，无需迁移组织的所有历史数据。如果没有充分理由包含某些数据集，就不必迁移。为避免迁移过多数据，许多组织会设定一个截止日期，自动清除该日期之前生成的数据。

迁移干净的数据至关重要。由于客户会与组织的多个部门互动，相同数据的重复版本很常见。此外，数据通常以不同格式存储 —— 例如，采购订单编号、日期、姓名和地址的格式可能因部门及其使用的应用程序而异。有些信息可能不正确，还可能存在过时的客户信息。

干净的数据迁移需要深入分析，以定位组织的所有数据、对其进行分类并了解其格式。目标是尽可能识别和删除冗余数据，同时将剩余要迁移的数据转换为新 ERP 系统的格式。

由于任务复杂，许多组织会成立数据迁移团队，负责确定需要迁移哪些数据、如何迁移以及需要哪些格式和模板。还应处理不迁移的数据的处置问题。团队应包括来自组织各部门、了解本业务单元数据创建和使用方式的成员。

鉴于如今数据隐私的复杂性，建议团队中包含一位负责监管合规的人员 —— 最好拥有决策权。

技巧 9：规划实施流程

ERP 软件提供广泛的功能，涉及业务的多个方面，因此审慎思考实施流程至关重要。每个供应商的产品都独一无二：有些高度可定制，能适应现有业务流程；有些则要求用户改变工作方式才能使用新系统。尽早发现明显的障碍，有助于避免上线当天出现意外，并确保新系统尽快在全组织范围内得到采用。

首先在决策初期就找出可解答的问题：员工是否需要接受培训才能使用新系统？谁来领导实施团队？如何处理变革管理？根据产品复杂性和公司规模，实施时间可能从几个月到一年以上不等。通过良好的项目管理，可以降低错过实施关键里程碑的可能性。

详细的项目时间表有助于顺利部署 ERP。大多数 ERP 实施计划包括 5 个阶段，从发现和规划开始。选定 ERP 系统后，依次为：

（1）设计阶段：分析现有工作流，确定所需定制化内容，并制定数据迁移方案。

（2）配置阶段：设置软件，准备培训材料，并开始导入数据。

（3）渐进式测试阶段：包括系统微调。

（4）部署阶段：ERP 系统正式上线。

（5）持续支持阶段：确保用户拥有充分利用系统所需的资源，并能在遇到问题时获得帮助。

设定合理预期也是 ERP 成功部署的重要一步。在项目时长、范围和成本等方面夸大承诺而无法兑现，可能会引起利益相关者和董事会不必要的怀疑和抵制。

另一个重要考虑因素是 ERP 系统将采用本地部署还是云部署。基于云的 ERP 解决方案通常更具成本效益，因为它们不需要像内部系统那样大量的前期投资。如今大多数公司都在采用云解决方案。

技巧 10：评估持续支持需求

评估实施后所需的支持级别取决于多种因素，例如企业运营所覆盖的时区数量、是否有内部 IT 管理员具备管理新 ERP 系统的资质，以及是否需要大量定制化。

对于本地部署的 ERP 系统，一个关键因素始终是组织所需的系统可用性级别。要了解这一点，企业必须估算如果 ERP 系统宕机，在生产力损失、收入损失和声誉影响方面可能给业务带来的成本，据此确定组织所需的支持级别。但对于基于云的 ERP 软件，可用性不再是支持成本计算的考虑因素，因为云服务提供商通常向所有客户保证相同的高可用性级别。

许多供应商提供带有分级支持的定制支持套餐。基础支持套餐通常为客户提供支持资源知识库，包括博客、文章、指南、电子书和视频教程。高级支持套餐通常会增加在工作时间内优先联系现场技术人员和电话支持的服务；在此级别，24/7 支持通常仅针对关键问题。

高级客户支持服务通常更具主动性，旨在确保你的 ERP 系统始终以最佳效率运行。

尽管大多数 ERP 解决方案包含多个模块，为企业提供灵活、可扩展的运营软件，但大多数 ERP 实施中的核心功能包括：

（1）财务管理：用于跟踪应付账款、应收账款和管理总账。该模块还能生成财务报表（包括利润表、资产负债表和现金流量表），以及自动生成发票、付款收据和税务报表。

（2）客户关系管理（CRM）：用于跟踪客户活动、管理销售线索并将潜在客户转化为成交客户。

（3）人力资源管理：用于整合和管理员工信息，并提供员工自助服务。

（4）订单管理：用于跟踪订单从下单到履行的全过程。

（5）库存管理：用于 SKU 级别的库存跟踪。

（6）生产管理：用于规划和管理制造生产运行及供应链。

（7）采购管理：用于采购商品和服务。

（8）专业服务自动化：服务型企业通常会包含此模块，用于项目跟踪、费用管理和团队协作。

选择错误 ERP 的后果

如果企业选错了 ERP 系统，就不太可能实现其期望的业务流程效率提升。更糟糕的是，不当的 ERP 选择可能导致运营问题 —— 用户试图将现有工作流强行套入设计上不匹配的系统中。因此，选择错误 ERP 的后果归根结底是大量精力的浪费：本想通过这一重大举措改善业务，最终却徒劳无功。

那么，什么样的 ERP 算是 “选错的”？简单来说，就是无法让业务流程更顺畅、更高效，且未能在关键环节实现自动化的 ERP 实施。这种结果通常源于两个原因：要么软件的实际运行方式与供应商承诺不符，要么承诺的功能与企业的业务目标需求不匹配。

这就是为什么本文讨论的 10 个技巧都旨在帮助企业：明确 ERP 实施的核心业务目标；以书面形式清晰、全面地阐述这些目标；定义成功的标准及衡量方法。掌握这些详细信息后，企业就能明智地选择 ERP 系统 —— 即找到功能最符合自身业务目标需求的 ERP 系统。