ERP实施最佳实践

对于力求通过集成化软件提高运营效率与生产力的企业而言，采购企业资源计划（ERP）软件是迈出的第一步。ERP 软件可整合会计、采购、销售、市场营销、财务、供应链运营、人力资源及其他日常运营涉及的业务活动，实现业务流程的一体化管理。

为何实施 ERP 解决方案是必要的？

实施 ERP 解决方案的核心目的在于优化运营流程并降低成本。借助 ERP 系统，跨部门的互联流程可以同步运行，运行效率与成果质量均能得到提升。此外，通过集中式数据库获取增强版实时数据报告，能帮助企业更科学地进行规划、预算编制与趋势预测。

除此之外，ERP 还能带来以下切实收益：

1. 提高协作效率：ERP 软件支持员工访问所有部门的数据，便于远程共享整合信息，进而做出更优决策。

2. 提高生产力：ERP 可消除手动操作与重复性任务，让员工专注于核心关键流程。

3. 全局掌握业务运营：系统能向参与交易的所有相关部门发送通知，使企业对突发交易具备更强的响应能力。

4. 实现无缝集成：ERP 推动企业内部决策更连贯、更合理，避免部门间信息断层。

5. 优化客户服务：客服团队可通过访问集中式数据库，快速响应供应商、客户或业务伙伴的问题并快速解决问题。

6. 增强数据安全性：ERP 能严格控制数据访问权限，避免数据分散存储于不同应用中，提升整体问责性；同时，ERP 应用还能助力企业满足合规要求与审计标准。

管理 ERP 实施计划需具备哪些技能？

ERP 解决方案的实施过程复杂且繁琐。若企业希望在实施期间保持正常运营，需优先配置核心关键流程 —— 这要求首席信息官（CIO）与首席技术官（CTO）与其他部门负责人紧密协作。此外，需就实施预期进行清晰沟通，以避免项目延误与生产力受阻。

在选择 ERP 实施专员时，CTO 可优先考虑拥有顶级认证的候选人，或要求提供能证明其经验的推荐人。除技术能力外，ERP 实施人员还需具备团队协作、冲突解决等软技能，同时能在系统安装后提供培训与支持服务。因此，CIO 应通过面试提问、核查推荐人、验证资质与经验等方式，筛选出最合格的候选人或咨询顾问。

如何规避 ERP 实施中的常见陷阱？

为避免 ERP 实施中的常见失误，CTO 需制定灵活的实施计划，同时确保实施人员与企业核心利益相关者全力支持。若缺乏合理计划，企业可能陷入以下常见问题：

（1）变革管理流程失败（2）ERP 解决方案未达到预期效益（3）项目执行期间业务目标发生变更（4）规划不足与项目管理不善（5）供应商交付延迟或漏单

1. 明确并修订目标与宗旨。要充分发挥 ERP 解决方案的功能，需从正确实施起步。企业若想成功部署 ERP 应用，需具备成熟的实施计划与预先设定的目标。

宏观目标是成功实施 ERP 解决方案。而微观目标则是实现宏观目标所需的所有检查节点与关键路径任务。这些微观目标（即具体指标）需对应明确的任务，并设定合理的时间期限。

在完成合适 ERP 软件的选型并组建实施团队后，可按以下主要步骤推进实施：

（1）规划阶段：制定项目计划，明确目标日期、核查所需资源与数据源，并确定设计方案。

（2）数据分析与迁移：审核内外部数据源，确保仅将必要数据迁移至 ERP 系统。

（3）设计阶段：梳理当前工作流程，为新 ERP 系统制定详细设计方案（包括需迁移的数据）。

（4）开发阶段：保持对重新设计流程的灵活性，仅使用标准化 “开箱即用” 功能满足流程目标，并实现与内外部应用的集成。

（5）测试阶段：测试特定模块和功能，必要时进行修正；全面测试 ERP 的完整功能，并对基础终端用户培训的核心功能进行测试；同时验证内外部实体间迁移数据的准确性。

（6）部署阶段：优先部署对业务影响最大的高优先级模块或流程，再逐步整合其他模块；也可选择在新 ERP 系统完全部署前，让旧系统与新系统并行运行。

（7）支持与更新阶段：实施后，保留部分团队成员持续参与工作，确保目标与预期效益得以维持；该团队同时负责接收反馈，并在需要时进行小幅、持续的调整。

2. 与第三方 ERP 实施专家合作。多数计划实施 ERP 的企业内部并无专职 ERP 实施人员（因其技能具有独特性），而与 ERP 专家合作可显著改善实施过程。

即便对于拥有技能全面的 IT 企业，咨询 ERP 实施人员以获取 “如何规避常见配置错误” 的建议也十分明智。更优选择是直接聘请 ERP 实施人员，或将该任务外包给第三方公司 —— 这样可让内部 IT 团队专注于其他项目，避免精力分散。

3. 标准化与定制化的权衡。定制化并非绝对不可取，但会带来潜在问题：当 ERP 软件推出新版本时，所有定制化功能或模块可能需要重新编写；同时，定制化还可能导致 ERP 实施预算超出计划。

此外，偏离 “开箱即用” 功能的定制化程度越高，在系统升级时，ERP 解决方案的完整功能发挥空间就越小。因此，CIO 与 CTO 可通过采购行业专用型 ERP 解决方案，将定制化需求降至最低。

4. 聚焦业务核心需求。企业在 ERP 实施期间，需持续保障核心流程的主要目标不受影响。因此，在规划、设计与开发阶段，需对这些核心流程给予重点关注。

同时，还需考虑为核心流程提供支持的次要流程。由于项目范围很容易失控，准确识别次要流程并审慎评估至关重要。

5. 执行前验证实施计划。ERP 实施计划制定完成后，CTO 与 CIO 需对计划进行验证，确保无遗漏环节。

质量保证文件、测试协议与验证报告共同构成 “综合验证工具包”，可帮助规避 ERP 实施中的常见陷阱；此外，该工具包还能验证 ERP 实施计划是否全面覆盖所有关切点。

执行 ERP 实施计划

验证过程需对实施计划的每个阶段进行双重核查。若计划有小幅调整，需重新验证所有与调整相关的流程或任务。验证完成后，所有参与实施的人员应能确认计划已具备执行条件。

执行启动后，监控时间进度与关键路径流程至关重要。若实施过程中出现问题，需开展根本原因分析以确定实际问题所在 —— 例如，若流感季有 2-3 名员工请假导致进度滞后，无需过度反应，应客观评估影响。

当 ERP 软件部署完成且所有相关业务流程实现集成后，需对系统效能及其配置进行评估。通过正式评估流程，可判断是否需要对现有系统进行调整，或是否已到更换新系统的时机。