8步采购管理｜流程优化不踩坑！

新冠疫情的冲击，让商界深刻意识到搭建高效采购管理体系的重要性。尽管优化采购流程的理由林林总总，但核心目标始终清晰：为企业节约时间与资金。不过采购项目管理远不止在采购平台上寻找优惠产品那么简单，配备专业的采购分析师，本质是为了保障企业能及时获取所需物料，让生产流程平稳运转，避免因物资问题陷入停滞。

什么是采购管理？

在探讨采购供应链、采购部门、采购专员这些细分内容之前，我们首先要明确采购管理的定义。简单来说，采购管理是企业与供应商开展合作，获取业务所需物料与物资的整套流程，其中还包括与供应商建立、维护合作关系的环节。不少企业会通过折扣协商、长期合作等方式压缩采购成本，虽然不同企业的业务需求各有差异，但采购管理的核心流程大体是相通的。

采购管理的价值

采购管理对企业的价值体现在多个关键方面：

• 缩短采购流程周期，提升整体业务运转效率；
• 提升供应商交付的商品与服务质量，避免为劣质、不耐用、达不到预期的产品白白耗费资金；
• 保障产品与服务按时交付，杜绝延期问题——交付延误不仅会引发客户不满，更会直接造成企业收益损失。

优化流程的采购管理七大步骤

采购管理有一套清晰的流程步骤，能帮助企业实现整体业务优化。对任何企业而言，时间管理都至关重要，毕竟“时间就是金钱”，时间的浪费往往等同于资金的损耗。遵循以下步骤，企业的采购管理流程能快速从混乱无序变得井然有序，及时掌握物料需求，保障生产流程无延误，实现增收的同时减少低效流程带来的时间损耗。

1. 识别物资需求

无论企业是设置专职采购分析师，还是由其他人员兼任相关工作，采购流程的起点都是识别物资需求。这是整个流程的基础环节，核心是判断企业是否确实需要发起采购，具体需要评估三大维度：

• 内部维度：企业自身可以生产、完成哪些工作？
• 外部维度：需要向外部供应商获取哪些资源、产品与服务？
• 库存维度：现有物料、耗材、成品的库存余量为多少？

只有完成物资需求初步识别后，才能判定是否需要发起采购。综合考量以上三点十分关键，它决定了采购正式启动前需要完成的规划内容。供应链分析师会整合全部物资需求，明确缺口以及对应的解决方案，这就是费用确认原则。如果缺少这一步，企业极易遭遇物资耗尽的突发状况，继而造成生产延期甚至停工，给企业营收带来重大冲击。

2. 采购申请与需求审核

采购申请是流程中不可或缺的一环，充分了解采购申请单十分重要，尤其要分清采购申请单和采购订单的区别。系统会生成专属申请编号，实现采购全流程的跟踪管理。企业可以根据采购申请生成正式采购订单，具备前瞻性规划的企业，还能提前提交采购申请，避免生产出现空档期，保障项目严苛的交付节点，实现生产不间断。

3. 与供应商开展合同谈判

采购流程中，保障物资采购具备成本效益是关键一环。谈判类型包括分配式谈判、整合式谈判、原则式谈判、合同谈判等，企业需要根据实际情况制定对应的谈判策略。如果缺少合理的谈判策略，要么会导致物料采购成本过高，要么可能直接面临物资供应断供的风险。预算固然重要，但物料短缺引发的生产事故代价更为高昂。依靠成熟的谈判策略，采购分析师可以对比多家潜在供应商，筛选出价格优异、服务水平同样能匹配企业业务诉求的合作方。

4. 招标征询流程

招标征询不一定适配所有企业的采购模式，但它的核心作用是发掘合适的采购合作方，给予所有意向供应商公平竞争的机会，一般会通过意向协议书来推进流程。而禁止招揽协议，则代表企业明确不考虑与该供应商开展采购合作。招标征询不仅能引入市场竞争机制，更能帮助企业拿到最优采购价格，通过供应商之间的良性竞争压低采购报价，最终让发起采购的企业获益。

5. 签订采购合同

选定供应商之后，就进入了合同谈判与签署阶段。合同中可以设置辩护条款，用来保护协议甲乙双方的合法权益。合同谈判需要经验丰富的专业人员主导，仔细甄别合同细节，保障双方权益得到公平体现。绝对不能将合同谈判交由非专业人员处理，一份劣质合同可能会迫使企业长期采购高价或者低品质物料，给企业带来持续的损失。因此强烈建议由专业人员审核采购合同，确保全部条款合规合理。

6. 订单管理

合同落地签署完毕后，就进入了采购管理的订单处理阶段。做好订单管理是保障整个采购流程条理清晰的关键，下达采购订单后会生成对应发货单，由供应商完成备货、发货、物流跟踪，直至货物送达企业。通过这一环节，企业可以清晰掌握即将入库的物料，有效规避重复下单、漏单以及供应链其他潜在风险，保障采购管理环节高效有序运转。

7. 收票、付款

从采购到付款的流程一直备受企业关注，这是理所应当的。如果缺少完善的付款管理体系，企业极易陷入财务混乱。一套高效的付款管理流程，能妥善管理待收款项、未结清发票等各类业务，还可以跟踪未结付款项，查看哪些发票仍待支付。一旦合同发票管理混乱，很容易造成发票逾期，继而产生高额违约金，给企业带来不必要的额外支出。

8. 审计与交货单

订单管理系统是采购业务的必备工具，如果没有现成的参考模板，也可以使用通用的交货单模板。同时，订单拣选配置功能也尤为关键，企业可以按照首单、升序或者其他自定义维度排序，便捷管理未结订单、已结订单、已确认订单，还能简化档案留存，随时调取采购订单与交货单据。只要有机会，企业就要同时优化订单处理和文件管理流程，助力企业运作更高效、更规范，减少日常业务中低级且代价高昂的失误。

如何优化采购管理流程？

采购管理本身就是一项繁重的工作，企业需要搭建完善的采购供应链，配置专职采购人员，全身心投入采购业务。专职人员不仅要对接供应商，还要监控维持生产运转所需的各类物料状态。其中的核心要点是保持与供应商的持续沟通，搭建行之有效的管理体系，否则流程会出现标准不一的问题，进而带来时间浪费，而时间浪费就等同于资金损失，这也正是搭建高效采购管理体系如此关键的原因。

优先保证流程透明化

透明化是搭建成功采购管理方案的关键，流程透明能够建立信任，而信任是企业与供应商长期稳定合作的基础。提升流程透明度最有效的手段是文档化管理，建立公开、集中的文档库，记录全部采购流程、决策以及和供应商签订的各类协议，这样既能规避合作双方的理解偏差，也能维系公平的合作关系。

采购流程自动化

目前仍有超过70%的企业在使用纸质模式管理采购业务，纸质模式极易出错，一旦发生失误，可能给企业造成数十万甚至数百万的经济损失。因此推行采购流程自动化十分必要，尤其适用于采购量大、供应商众多的企业。借助订单日记系统，自动化可以减少最高50%的人为失误，消除手工录入错误，大幅提升管理效率，最优方案是实现从采购到付款全供应链的自动化覆盖。

风险管控

采购流程中需要重点管控三大类风险：

1. 舞弊与腐败风险：包含所有可能诱发违法行为的行为，例如盗窃、贿赂等。企业需要落地严格的反腐败制度，规避后续可能面临的处罚风险。
2. 运营管理风险：指威胁企业正常经营的各类风险，例如产品交付延期，可能造成企业丢失市场份额，引发经营危机。应对该风险，企业需要提前评估供应商的财务稳定性以及合规资质。
3. 第三方带来的风险：由受托代理方或是合作第三方引发的各类损失，比如供应商交付的产品质量、数量达不到企业最低标准，给企业带来财务损失。针对该风险，企业应当制定严格的供应商准入标准，并定期开展供应商评估，以此大幅降低第三方相关风险，帮助企业更加科学地筛选供应商。