给忙碌的管理者的7个行之有效的时间管理技巧

文章发表于2021-01-28 10:16:06,归属【企业管理】分类,已有655人阅读

企业管理

你一早就到了办公室,却是最后一个离开的人,但未完成的工作却越来越多。听起来是不是很熟悉?对于忙碌的管理者来说,这是一种再常见不过的情况,他们越来越多地被要求用更少的钱做更多的事。

那么,你如何才能打破这种模式,掌控工作,减少花在办公室里的时间呢?你应该拥有工作之外的生活,你也应该有快乐的时间,也应该掌控办公室的一切。由于大多数管理者都面临着太多的外界干扰,想要把事情做好实际上是不太可能。然而,通过对您的日常工作进行一些有纪律的改变,以及一些基于web的工具的使用,提高效率比您想象的要容易。下面是7个节省时间的小窍门,让你在办公室里的日子过得像时钟有规律。

 

1. 使用工具进行排班管理

这是显而易见的。简化你的轮班表管理和时间安排,不仅可以节省你在排班上所花费的时间,而且还可以让你省下整理换班错误和换班的麻烦。

有了适当的日程安排软件,你可以很容易地跟踪你的员工的可用时间,而无需拨打耗时的电话。员工可以通过在线门户网站请假,您可以立即批准或拒绝。你还可以提前公布你的日程安排,这样任何冲突都能被发现并得到解决,而不会在最后关头出现紧急情况。

考虑到你自己的时间,每周都要提前安排好。如果你不做计划,你注定会被那些无关紧要的日常干扰所困扰。有了每周计划,你一到办公桌就能马上开始每天的工作。

 

2. 划分优先级,并制定一个可实现的每周任务清单

你可能认为自己已经把工作的轻重缓急排好了,但我们大多数人都可以做得更好。把你的月度、季度和年度目标分成每周和每天的任务。把任务分解成小块的主要好处是它们可以完成并在你的任务清单上划掉。当更重要的任务留在你的待办事项清单上时,它们会让你觉得你没有实现你的目标。

设定切合实际的目标,坚决执行浪费时间的任务。要灵活,不要被意料之外的变化所困惑。

 

3.学习授权的艺术

当你努力控制你的工作量时,隧道尽头并没有亮光,所有可以委托的事情都应该委托。完美主义者和控制狂发现委派的艺术很难。它是关于放手和信任别人的能力。他们可能不会像你一样以同样的方式或同样严格的标准完成任务,但如果最终目标实现了,你必须学会接受这一点,这就足够了。

 

4. 使用任务管理软件

如果你还在记事本上乱写待办事项,你需要清醒一下。任务管理软件将节省大量的时间,并使任务跟踪轻而易举。

 

5. 使用番茄工作法

听说过番茄时间管理法吗?如果你还没有,是时候把自己从数小时的沮丧和低效中解放出来了。番茄工作法(Pomodoro technique)是由弗朗西斯科·西里洛(Francesco Cirillo)在上世纪80年代末发明的,其理念是我们可以一次密集而高效地工作25分钟。在25分钟的工作时段中应该有短暂的休息。每四次休息应该是更长的休息时间。

用一个计时器让自己严格按照计划工作。番茄工作法的作用是让你在25分钟的工作期间完全集中注意力,并帮助你排除干扰。它还可以让你很容易地预测你还需要多少个25分钟的时间段来完成任务,让你有更好的工作计划技巧。

 

6. 改善沟通,力求清晰

这是你将人的因素带回到你的工作中的地方。拥有大量基于网络的工具来帮助简化工作是非常明智的,但作为管理者,你仍然需要与员工沟通。如果你把脑袋埋在技术领域,你就是在自找麻烦。

作为一个团队,坐下来讨论可以带来更多的想法,有助于为任何问题找到更好的、可行的解决方案。每周和你的团队开一次例会,保持对当前任务的掌握,每2-3周讨论一下如何简化具体项目以提高效率。

 

7. 学着说不!

不要害怕在工作中表现得更加自信和反击。当你超载的时候,你不可能做所有的事情。明确你的优先事项。如果别人对你提出的要求很容易就能被完成,学着说不,让其他人去做。

 

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